Codice Etico

1. Premessa e finalità
Il presente Codice Etico (il “Codice”) definisce i valori, i principi e le regole di comportamento cui Keyos S.r.l. si ispira nello svolgimento delle proprie attività e nei rapporti con tutti i soggetti con cui entra in relazione.

Il Codice rappresenta uno strumento di indirizzo e di orientamento etico, adottato su base volontaria e autonoma, volto a:

• promuovere una cultura aziendale fondata su integrità, legalità e responsabilità;
• prevenire comportamenti scorretti o non conformi alla normativa applicabile;
• tutelare la reputazione, l’affidabilità e la credibilità della Società.

Il Codice non costituisce un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/2001, ma si configura come presidio etico indipendente, idoneo a orientare i comportamenti dei destinatari, anche in relazione a rapporti con la Pubblica Amministrazione e soggetti a partecipazione pubblica.

2. Identità, attività e contesto operativo di Keyos S.r.l.
Keyos S.r.l. è una società operante nel settore dei servizi, che svolge attività di natura professionale, consulenziale e di supporto operativo, in particolare nel campo delle soluzioni software e dei servizi a valore aggiunto, prevalentemente nei confronti di clienti privati, nell’ambito di rapporti contrattuali di tipo B2B.

Nell’ambito dell’evoluzione del proprio business, la Società può intrattenere, anche in modo non continuativo, rapporti con la Pubblica Amministrazione, con enti pubblici, con organismi di diritto pubblico o con soggetti a partecipazione pubblica, tra cui, a titolo esemplificativo:

• affidamenti diretti o procedure di acquisto tramite piattaforme della Pubblica Amministrazione (es. MEPA);
• fornitura di soluzioni e servizi software a favore di Amministrazioni dello Stato e Forze Armate;
• partecipazione a gare, avvisi o procedure selettive indette da enti pubblici o organismi di diritto pubblico;
• accesso, anche in via occasionale, a contributi, incentivi o agevolazioni pubbliche.

Tali rapporti richiedono un livello particolarmente elevato di attenzione etica, trasparenza e tracciabilità e sono gestiti nel rispetto dei principi di legalità, imparzialità e correttezza.

La struttura organizzativa di Keyos S.r.l. è snella e improntata a rapporti diretti, basati sulla responsabilizzazione individuale, sulla fiducia reciproca e sulla chiara attribuzione delle responsabilità.

3. Destinatari e ambito di applicazione
Il presente Codice si applica a tutti i soggetti che operano, a qualsiasi titolo, per conto o nell’interesse di Keyos S.r.l., e in particolare a:

• soci;
• amministratori;
• dipendenti;
• collaboratori;
• consulenti;
• partner commerciali;
• fornitori.

Tutti i destinatari sono tenuti a conoscere il Codice, a rispettarne i principi e a conformare i propri comportamenti alle regole in esso contenute, nell’ambito delle rispettive funzioni e responsabilità.

4. Valori fondamentali e principi generali
Keyos S.r.l. riconosce e promuove i seguenti valori fondamentali:

• Legalità: rispetto delle leggi, dei regolamenti e delle disposizioni applicabili in tutti i contesti in cui la Società opera;
• Integrità: rifiuto di qualsiasi comportamento scorretto, opportunistico o non trasparente;
• Correttezza e lealtà: nei rapporti interni, con clienti, fornitori, partner e istituzioni;
• Responsabilità: consapevolezza delle conseguenze delle proprie azioni e delle decisioni assunte;
• Professionalità: competenza tecnica, diligenza, qualità delle prestazioni e affidabilità;
• Trasparenza: chiarezza, completezza e veridicità delle informazioni;
• Riservatezza: tutela delle informazioni e dei dati trattati.

In nessun caso il perseguimento di un interesse della Società può giustificare comportamenti contrari alla legge o ai principi del presente Codice.

5. Rapporti interni e ambiente di lavoro
Keyos S.r.l. promuove un ambiente di lavoro improntato al rispetto della persona, alla collaborazione e alla valorizzazione delle competenze. Non sono tollerati comportamenti discriminatori, offensivi, intimidatori o comunque lesivi della dignità personale. I rapporti interni devono essere fondati su correttezza, buona fede, collaborazione e responsabilità.

6. Rapporti con clienti
I rapporti con i clienti, siano essi soggetti privati o pubblici, sono fondati su fiducia, correttezza e qualità professionale.
La Società si impegna a:

• fornire informazioni chiare, complete e veritiere;
• rispettare gli impegni contrattuali assunti;
• operare con diligenza e competenza;
• tutelare la riservatezza delle informazioni ricevute.

Sono vietati comportamenti ingannevoli o idonei a compromettere il rapporto fiduciario con il cliente.

7. Rapporti con fornitori, consulenti e partner
La selezione e la gestione dei rapporti con fornitori, consulenti e partner avvengono sulla base di criteri di professionalità, affidabilità, integrità e trasparenza. Keyos S.r.l. richiede ai propri partner e fornitori comportamenti coerenti con i principi del presente Codice e si riserva di interrompere i rapporti in caso di violazioni gravi o reiterate.

8. Rapporti con la Pubblica Amministrazione
Nei rapporti, diretti o indiretti, attuali o potenziali, con la Pubblica Amministrazione, con enti pubblici, con società a partecipazione pubblica o con soggetti incaricati di pubblico servizio, Keyos S.r.l. e i soggetti che operano per suo conto agiscono nel rigoroso rispetto dei principi di:

• legalità;
• imparzialità;
• correttezza;
• trasparenza;
• tracciabilità delle decisioni e delle operazioni.

È fatto espresso divieto di offrire, promettere, richiedere o accettare denaro, utilità o vantaggi indebiti, nonché di porre in essere comportamenti idonei a influenzare impropriamente decisioni o attività della Pubblica Amministrazione.

9. Prevenzione della corruzione e conflitti di interesse
Keyos S.r.l. rifiuta qualsiasi forma di corruzione, diretta o indiretta, attiva o passiva, sia nei rapporti con soggetti pubblici sia nei rapporti tra privati. I destinatari del Codice sono tenuti a evitare situazioni di conflitto di interesse, anche potenziale, e a segnalarle tempestivamente alla Società, affinché possano essere adeguatamente valutate e gestite.

10. Omaggi, regali e spese di rappresentanza
Omaggi, regali e spese di rappresentanza sono ammessi esclusivamente se: • di valore modico e proporzionato;

• conformi agli usi commerciali leciti;
• tali da non compromettere l’indipendenza di giudizio delle parti coinvolte.

In nessun caso tali iniziative devono essere finalizzate all’ottenimento di vantaggi indebiti.

11. Riservatezza e tutela delle informazioni
I destinatari del Codice sono tenuti a tutelare la riservatezza delle informazioni aziendali e dei dati di clienti, fornitori e partner. Le informazioni riservate non possono essere utilizzate o divulgate per fini estranei all’attività professionale o in assenza di idonea autorizzazione.

12. Utilizzo dei beni e delle risorse aziendali
I beni e le risorse aziendali devono essere utilizzati in modo responsabile, conforme alle finalità della Società e nel rispetto della normativa applicabile. È vietato l’uso improprio delle risorse aziendali o il loro utilizzo per fini personali non autorizzati.

13. Segnalazioni
Keyos S.r.l. incoraggia la segnalazione di comportamenti non conformi al presente Codice, garantendo la riservatezza del segnalante e la tutela da ritorsioni, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

14. Attuazione del Codice e responsabilità
L’attuazione del presente Codice è affidata all’organo amministrativo della Società, che ne promuove la diffusione e vigila sul rispetto dei principi in esso contenuti. La violazione del Codice può comportare l’adozione di misure proporzionate, nel rispetto dei rapporti contrattuali e della normativa applicabile.

15. Approvazione e aggiornamento
Il presente Codice Etico è approvato dall’organo competente di Keyos S.r.l. ed è soggetto a revisione periodica al fine di garantirne l’adeguatezza e l’aggiornamento rispetto all’evoluzione del contesto operativo e normativo.