Perché questa Informativa?
La presente informativa, resa ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR descrive le modalità di trattamento dei dati personali dei Clienti e dei Fornitori ed è resa da KeyOS S.r.l., sede legale Via Vitruvio 38 – 20124 Milano CF/P.IVA IT08443710960, in qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali.
Nella presente informativa, le definizioni al singolare includono anche quelle al plurale, e viceversa.

Titolare del Trattamento
KeyOS S.r.l., in qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali può essere contattata ai seguenti recapiti:

• Indirizzo: KeyOS S.r.l.- Via Vitruvio 38 – 20124 Milano
• Mail: privacy@keyos.it

KeyOS S.r.l., in applicazione della normativa vigente, ha provveduto a nominare un Responsabile della Protezione dei Dati che potrà essere contattato in ogni momento all’indirizzo e-mail dpo-keyos@oneseal.eu

Quali informazioni raccogliamo, per quali finalità e quali sono le basi giuridiche?
KeyOS S.r.l. tratterà i dati personali raccolti e/o forniti attraverso il Sito e/o in fase precontrattuale e/o contrattuale secondo le modalità e per le finalità descritte nella presente sezione.

Gestione acquisti e Fornitori

• Dati trattati. Nel momento in cui un soggetto invia una proposta commerciale e/o diviene nostro Fornitore, KeyOS S.r.l. potrà raccogliere le seguenti categorie di dati personali allo stesso riferite: nome e cognome del referente di contratto, indirizzo e-mail, indirizzo della sede legale e operativa, codice fiscale e/o partita iva.
• Finalità del trattamento. I dati raccolti ai sensi del presente paragrafo saranno raccolti e trattati per le seguenti finalità:
  o svolgimento di eventuali trattative precontrattuali;
  o gestione amministrativa, commerciale e logistica del rapporto di fornitura (ad es. contrattualizzazione, tenuta della contabilità, fatturazioni, pagamenti);
  o adempimento di obblighi normativi, regolamentari e fiscali connessi al rapporto contrattuale ovvero previsti da disposizioni dell’Autorità;
  o tutela dei diritti di KeyOS S.r.l. nascenti dalle procedure di affidamento o dal contratto (ad es. inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni);
  o gestione delle richieste di chiarimento o assistenza tecnica per l’utilizzo dei sistemi informatici per l’accreditamento all’albo fornitori e la gestione del processo di selezione ai fini dell’acquisto.
• Base giuridica. La base giuridica su cui si fondano i trattamenti descritti nel presente paragrafo è rappresentata dalla necessità di eseguire un contratto o di eseguire misure precontrattuali. Il trattamento può anche essere necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto KeyOS S.r.l. oppure necessario per il perseguimento del legittimo interesse di KeyOS S.r.l. di tutelare i propri diritti nascenti dal contratto.
• Necessità di conferimento dei dati. Il conferimento dei dati menzionati nel presente paragrafo è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare.
• Periodo di conservazione. I dati conferiti saranno conservati per il tempo necessario all’esecuzione del rapporto contrattuale, nonché per quello prescritto dalle norme civilistiche, fiscali e regolamentari, nel rispetto dei termini di legge. È fatta salva la possibilità di estendere il predetto periodo di conservazione laddove ciò sia necessario per tutelare un diritto di KeyOS S.r.l. dinnanzi ad una competente autorità.

Gestione rapporti coi Clienti

• Dati trattati. Nel momento in cui KeyOS S.r.l. invia una proposta commerciale e/o stipula un contratto di vendita di propri prodotti e/o servizi, potrà raccogliere le seguenti categorie di dati personali riferite al Cliente o potenziale Cliente: nome e cognome del referente aziendale, indirizzo e-mail, indirizzo della sede legale e operativa, codice fiscale e/o partita iva.
• Finalità del trattamento. I dati raccolti ai sensi del presente paragrafo saranno raccolti e trattati per le seguenti finalità:
  o svolgimento di eventuali trattative precontrattuali;
  o gestione amministrativa, commerciale e logistica del rapporto di fornitura (ad es. contrattualizzazione, tenuta della contabilità, fatturazioni, pagamenti);
  o adempimento di obblighi normativi, regolamentari e fiscali connessi al rapporto contrattuale ovvero previsti da disposizioni dell’Autorità;
  o tutela dei diritti di KeyOS S.r.l. nascenti dalle procedure di affidamento o dal contratto (ad es. inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni).
• Base giuridica. La base giuridica su cui si fondano i trattamenti descritti nel presente paragrafo è rappresentata dalla necessità di eseguire un contratto o di eseguire misure precontrattuali. Il trattamento può anche essere necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto KeyOS S.r.l. oppure necessario per il perseguimento del legittimo interesse di KeyOS S.r.l. di tutelare i propri diritti nascenti dal contratto.
• Necessità di conferimento dei dati. Il conferimento dei dati menzionati nel presente paragrafo è necessario e, in mancanza, non sarà possibile instaurare.
• Periodo di conservazione. I dati conferiti saranno conservati per il tempo necessario all’esecuzione del rapporto contrattuale, nonché per quello prescritto dalle norme civilistiche, fiscali e regolamentari, nel rispetto dei termini di legge. È fatta salva la possibilità di estendere il predetto periodo di conservazione laddove ciò sia necessario per tutelare un diritto di KeyOS S.r.l. dinnanzi ad una competente autorità.

Attività di Marketing verso i Clienti

• Dati trattati. Alcuni dei dati personali forniti nel corso dell’acquisto di un prodotto e/o servizio quali: indirizzo e-mail, numero di telefono e recapiti postali.
• Finalità del trattamento. KeyOS S.r.l. potrà trattare i dati personali menzionati nel presente paragrafo per il compimento di attività di marketing, che potranno concretarsi nell’invio di messaggi di posta elettronica – alle coordinate da questi fornite – riferiti a prodotti e/o servizi analoghi a quelli acquistati (c.d. soft-spam)
• Basi giuridiche dei trattamenti. La base giuridica su cui si fondano i trattamenti di dati personali di KeyOS S.r.l. per finalità di marketing diretto è il legittimo interesse di KeyOS S.r.l. in applicazione di quanto previsto dall’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR e dall’art. 130, comma 4 D.lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”). Rimane salva la possibilità per gli utenti di opporsi al trattamento nelle modalità di cui al successivo paragrafo.

Gli interessati potranno opporsi al trattamento dei propri dati personali per tale finalità inviando una e-mail al Responsabile del riscontro agli interessati della Società all’indirizzo e-mail privacy@keyos.it oppure tramite apposito link presente in calce a qualsiasi e-mail a contenuto promozionale inviata da KeyOS S.r.l. L’opposizione manifestata con tali modalità si estende anche all’invio di comunicazioni mediante il servizio postale.

• Necessità di conferimento dei dati. Il conferimento dei dati di cui al presente paragrafo è facoltativo e l’eventuale mancanza non inficerà i rapporti giuridici in essere.
• Conservazione dei dati. I dati trattati per finalità di marketing diretto saranno conservati fino alla revoca del consenso al loro trattamento. KeyOS S.r.l. procederà a richiedere di aggiornare il consenso ad intervalli appropriati. Nel caso in cui il trattamento cambi o si evolva in maniera considerevole, KeyOS S.r.l. procederà a richiedere il rinnovo del consenso al trattamento di tali dati. È fatta salva la possibilità di KeyOS S.r.l. di estendere il predetto periodo di conservazione nel caso in cui ciò sia necessario per adempiere ad un obbligo di legge posto in capo a KeyOS S.r.l. ovvero per tutelare un diritto di KeyOS S.r.l. dinnanzi ad una autorità competente.

Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali degli interessati sarà principalmente effettuato con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, secondo le modalità e con gli strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi in conformità al GDPR. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza necessarie affinché sia garantito il livello minimo di protezione dei dati previsto dalla legge, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte di KeyOS S.r.l. o dei responsabili del trattamento designati da KeyOS S.r.l..
Le informazioni acquisite e le modalità del trattamento saranno pertinenti e non eccedenti rispetto alla tipologia dei servizi resi. I dati saranno altresì gestiti e protetti in ambienti il cui accesso è sotto costante controllo.

Con chi condividiamo le tue informazioni?
I dati personali degli interessati trattati ai sensi della presente informativa potranno essere comunicati:

• a tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità) che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi;
• a società, consulenti o professionisti eventualmente incaricati dell’installazione, della manutenzione, dell’aggiornamento e, in generale, della gestione degli hardware e software di KeyOS S.r.l. o di cui essa si serve per l’erogazione dei propri servizi;
  a società esterne incaricate dell’invio di comunicazioni pubblicitarie per conto di KeyOS S.r.l.;
• ai dipendenti e/o collaboratori di KeyOS S.r.l.;
• a tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed Uffici del Lavoro, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti, nonché degli obblighi derivanti dalla legge.

I dati relativi agli interessati non saranno diffusi, se non in forma anonima ed aggregata, per finalità statistiche o di ricerca.

Trasferimento dei dati al di fuori del SEE
KeyOS S.r.l. non trasferirà i dati personali degli interessati verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”), che comprende oltre agli Stati membri dell’Unione Europea, Norvegia, Lichtenstein e Islanda.
Nel caso in cui ciò risultasse necessario per perseguire le finalità dei trattamenti descritti nella presente Informativa, KeyOS S.r.l. garantisce che tutti gli eventuali trasferimenti dei dati al di fuori del SEE avverranno in modo tale da garantire la piena tutela dei diritti e delle libertà degli stessi. Ove, con riguardo al Paese terzo destinatario non siano state emanate decisioni di adeguatezza dalla Commissione Europea, i trasferimenti dei dati verranno effettuati adottando le garanzie previste dagli articoli 46 e seguenti del GDPR tra cui le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea, ed una ponderata valutazione della legislazione dell’eventuale paese terzo di destinazione.

I tuoi diritti e come contattarci
Ti ricordiamo che hai il diritto di ottenere da KeyOS S.r.l. nei casi previsti, l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che ti riguarda o di opporti al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento).
Le richieste vanno rivolte:

• via e-mail, al nostro Responsabile del riscontro agli interessati: privacy@keyos.it
• via posta, KeyOS S.r.l. in Via Vitruvio 38 – 20124 Milano

Diritto di reclamo
Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento hanno il diritto di proporre reclamo al Garante, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Modifiche
KeyOS S.r.l. si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualsiasi momento, garantendo in ogni caso una adeguata e analoga protezione dei dati personali. Al fine di visionare eventuali modifiche, Lei è invitato a consultare con regolarità la presente informativa contattandoci al seguente indirizzo: privacy@keyos.it